Leveleket és más küldeményeket a posta címzésmintái szerint kell megcímezni (298.):

Mátyás Antal
Debrecen
Csapó u. 6-8. II. 10.
4024

Tehát név, (cégnév), település, utca, házszám, emelet, ajtó, irányítószám. A folyamatosan, egy sorba írt címeket a következőképpen lehet írni (az MHSZ alapján):

• Budapest VII. kerület, Rákóczi út 28. II. em.
• Budapest VII. ker., Rákóczi út 28/A II. em. 10/B
• Budapest VII., Rákóczi út 28/A II. 10/B 1072
• Szekszárd, Kadarka u. 4–6. 2700

A fentiek közül én azt javaslom, amiben az irányítószám látszik. A kerület senkit nem érdekel, hiszen Budapesten ez az irányítószám középső két számjegyével azonos (kivéve talán egyes postafiókok esetén). Én magam az egysoros címzést 1055 Budapest, Kossuth tér 1-3. formában szoktam használni, ez nem szerepel az MHSZ-ben (A magyar helyesírás szabályaiban), ezért valaki felvilágosíthatna, helyes-e.

A Magyar Posta információi a témával kapcsolatban:

• Szórólap a helyes címzéssel kapcsolatban (eredeti fájl a Posta oldalán: szorolap_belyeggel.pdf)
• Helyes címzés, címzési technikák (eredeti fájl a Posta oldalán: 3_helyes_cimzes.pdf)
• A postai irányítószámok XLS formátumban, a Posta oldalán: magyarországi postai irányítószámok (2MB körüli fájl, ha a link már nem működik, szóljatok!). Ha ezt minden webáruház szoftverbe beépítenék, mennyivel egyszerűbb dolga lenn a vásárlóknak és a futároknak!
• Szintén a posta szolgáltatása: Irányítószám-kereső

Ami a megszólításokat illeti: mások a lehetőségeink, ha hivatalos levelet írunk, és mások, ha magánlevelet, ezért ennek megfelelően írok példákat.

Hivatalos: Tisztelt Kovács Úr! Mélyen Tisztelt Asszonyom és Uram!
Magán: Kedves barátom! Kedves Nagy úr! Édes jó anyám és apám! Kedves Geri,

Azaz: hivatalosan nagybetűvel írandó az összes köznév is, kivéve a melléknevek (kedves - ha nem az első szó), kötőszók (és, vagy, stb.) esetében. Magánlevél esetében elég az első szót és a tulajdonneveket naggyal írni (149.). A megszólítás végére felkiáltójel dukál, de amint látszik, kizárólag magánlevélnél akár vesszőt is tehetünk a megszólítás végére. Ez nem az angol levelezés miatt van így, hanem A magyar helyesírás szabályai 253. szabálya rendelkezik róla. Sokan felháborodnak, ha ilyet látnak, ezek szerint nem teljesen jogosan, de kérek mindenkit, hogy magyar nyelvű hivatalos levelekben a vesszőt kerüljük, és ez vonatkozik az aláírás előtti elköszönő üdvözlésre is!

Amennyiben a megszólítás nem a levél elején, hanem szöveg belsejében szerepel:

Hivatalos+magán: Arra kérem a polgármester urat, szíveskedjen ügyemet kedvezően elbírálni. Légy szíves, barátom, látogass meg minket! Gyerekek, nézzétek csak! Nagyon vártalak már, édes fiam.

Azaz: a szöveg belsejében a közneveket, névmásokat kisbetűvel kezdjük. (149.) Szintén látható, hogy amennyiben a megszólítás mondat elején vagy végén áll, vesszővel választjuk el a mondat többi részétől. (254.) De például ilyet meg ne lássak (ezt hajlamos a Word helyesnek ítélni, mi több, ilyenre javítani): Arra kérem, a polgármester urat, hogy... Az a vessző ott, ejha, az kemény, mivel ez nem megszólítás, hanem a mondat tárgya. Egyébiránt amennyiben a megszólítás beékelődik a mondatba, helyes, ha mindkét oldalára vesszőt teszünk (mint a fenti példában a „..., barátom, ...”). (255.)

Fokozott tisztelet kifejezésére nagybetű is alkalmazható:

Hivatalos+magán: A legfőbb érdem az Önöké. Szeretném, Apám, ha nem értene félre. Szeretnék mindig Veled lenni.

Ez ismét egy vitatott dolog, hiszen sokakat - velem együtt - kiráz a hideg, ha nagybetűs névmást lát. Sőt, ha én kapok ilyen levelet, és én (Én:) vagyok naggyal írva, a fokozott tisztelet ellenére inkább jól lehordom a levélírót, hogy ezt sürgősen fejezze be. Ennek ellenére szabályos, amit tesz, csak amellett, hogy idétlenül néz ki leírva, azonos neműek között ennek némi homoszexuális felhangja is van. Ezzel a mondatommal legalább a homofóbokat leszoktatom erről. A fokozott tiszteletet sem kell túlzásba vinni, vagy ahogy Mr. Wolf mondja találóan a Ponyvaregényben, „Let's not start sucking each other's dicks quite yet”, a nem kevésbé értékes magyar fordítást azok iránti fokozott tiszteletből, akik érzékenyek erre, nem mellékelem.

Görög Ibolya protokollszakértő az önéletrajz-küldéshez ad segítséget, de tanácsait mindennapi levelezésünkhöz is megszívlelhetik:

• Hivatalos e-mail esetén is az üzleti (hivatalos) levelezés szabályai használandók.
• Ha nem tudjuk a címzett nevét, akkor a Jó napot kívánok! ajánlott (szemben ezek szerint a Tisztelt cím!-mel).
• A Kedves Béla!, Kedves Andrea! bizalmaskodás, és csak hosszabb ismeretség után javasolja.

Mielőtt egy fontosabb e-mailt elküldünk, vagy futtassuk át rajta a beépített helyesírás-ellenőrzőt, vagy gyorsan dobjuk át a szöveget Wordbe!

A levélírás formai követelményeiről szóló cikkből ajánlom:

• Az elköszönő formulák (Üdvözlettel, Tisztelettel) után nem kell pontot tenni.
• A cégbélyegzőt (ha nyomtatott levélről van szó) ne nyomjuk rá az aláírásra!
• Más forrásból itt említésre méltónak érzem, hogy a pecsét helyét „P. H.” kell jelezze, hiszen két szót rövidítünk. Tehát nem tanácsos kiírni, hogy Pecsét Helye, és nem jó rövidítés az sem, hogy ph.

Emlékszünk ugye arra, ami e-mailben nem megoldható, hogy az aláírást, elköszönést a lap jobb oldalának közepére, vagy ha úgy tetszik, jobbra rendezve írtuk, és az után, hogy Tisztelettel kettőspont és vessző sem kell, egyszerűen alá kell írni. Mivel az aláírásra e-mailben nincs mód egy e-mailben, gyakran teszünk valami írásjelet. Azt kérem, hogy ez a kettőspont legyen magyar levelezésben!